En plus de la résolution sur les salaires, deux autres résolutions ont été votées pendant la réunion du conseil. Tout d’abord, celle qui permet la facturation des taxes intérimaires de 2024 et une autre qui modifie l’arrêté municipal concernant les signataires autorisés pour les transactions bancaires de la Ville.
À la Corporation de la Ville de Hearst, l’arrêté déterminant les signataires date de cinquante ans, malgré qu’une résolution ait été adoptée en 1993. Le comité jugeait nécessaire d’apporter des changements à la politique actuelle, exigeant deux signatures, soit celle du maire ou maire suppléant et celle du trésorier ou de l’administrateur en chef, pour tous les chèques émis. Pour ce qui est des transferts de fonds électroniquement (EFT), aucune politique n’avait été mise en place.
Le personnel a mentionné qu’avec l’évolution des systèmes, très peu de chèques papier sont désormais produits et qu’en plus, avec le nouveau système de la Caisse Alliance qui est l’institution financière officielle de la Ville, la majorité des transactions se font électroniquement. Ainsi, le personnel a recommandé de modifier les procédures afin d’améliorer le rendement et accélérer les processus.
Donc, un nouvel arrêté municipal a été adopté pour autoriser la signature des chèques par le trésorier et l’administrateur en chef, et de permettre au personnel des comptes payables, de la perception de taxes et de la paie à effectuer des paiements par voie électronique, une fois ceux-ci approuvés par les membres de la direction. Ce changement ne compromettrait pas la situation financière de la Ville puisque le processus d’achat resterait le même : tout achat demeurerait à l’intérieur du pouvoir du conseil avec l’adoption des budgets d’exploitation et en capital, ou avec une résolution autorisant une dépense non prévue.