Depuis quelques années déjà, la Ville de Hearst utilise un nouveau logiciel pour la location des temps de glace et des salles municipales nommée Amilia Smart Rec, mais il semble causer des frustrations aux nombreux utilisateurs depuis le retour à la normale post-covid.
Le logiciel Amilia permet aux utilisateurs de réserver eux-mêmes la location des patinoires ou encore des salles municipales. Le problème se retrouverait dans les critères de location du logiciel qui ne semblent pas offrir des heures de glace de manière équitable. Bien que les employés municipaux responsables des locations de glace rencontrent annuellement les trois principaux organismes afin d’en venir à une entente équitable et d’organiser un horaire pour l’année, les autres réservations sont enregistrées sous le concept de premier arrivé, premier servi.
Dans le but de répondre aux demandes des organismes, le comité des parcs et loisirs suggère d’adopter une politique établissant l’ordre des priorités en ce qui concerne les locations. On propose d’énumérer les organismes et utilisateurs en ordre de priorité de location, rencontrer les représentants de chaque organisme afin d’obtenir leurs commentaires et finalement présenter la politique au comité des parcs et loisirs pour la diriger vers le conseil municipal en vue de l’adoption finale.
La première liste des priorités place la programmation d’activités municipales en premier, ensuite les évènements spéciaux et tournois, les parties des Lumberjacks, les organismes mineurs sans but lucratif, les pratiques des Lumberjacks, les écoles, les organismes récréatifs locaux pour adultes, tout autre groupe local non lucratif, les groupes non-résidents et finalement les opérations commerciales.
Le comité aimerait également ajouter à la politique tous les autres aspects, par exemple les critères d’annulation, la preuve d’assurance, la procédure de paiement et de non-paiement, et les critères de modification 21 jours à l’avance de la NOHA.
La politique pourrait être présentée au conseil municipal dès février 2023.
Photo : amilia.com